La destruction des archives est un acte courant de la vie d’une société permettant notamment de gagner de la place dans ses locaux. Elle permet également de faire des économies d’archivage puisque l’on conserve uniquement les documents qui doivent l’être.

Afin de gérer au mieux la destruction des archives en conformité avec les délais de conservation prévus par la loi, il convient d’organiser une campagne annuelle de destruction. Certains logiciels de gestion d’archives, comme ARKIV permettent de générer automatiquement l’état des archives dont la durée de conservation est atteinte.

Enfin, la destruction des archives est une opération clé dans le cadre de la conformité au règlement RGPD, notamment pour le droit à l’oubli. En effet, des données personnelles peuvent être contenues dans les documents, mais aussi dans les métadonnées et les outils de gestion : GED, logiciel de gestion d’archives… Il est très important de les identifier et de vérifier leur durée de conservation afin de mettre en place leur destruction de manière optimale.